وظيفة التنظيم

موضوع: وظيفة التنظيم السبت أغسطس 18, 2012 12:52 pm

التنظيم هو الحلقة
الثانية في العملية الإدارية التسييرية ويعتبر التسيير من أحد أهم هذه
الوظائف لأنه يعبر عن بنية المؤسسة، فالتنظيم هو النشاط الذي يقوم به
المسير لتحديد الواجبات والسلطات اللازمة للوفاء بها وإذا كانت وظيفة
التخطيط تخص بالإجابة عن أسئلة مثل ما الذي يجب تحقيقه؟ أو متى يجب تحقيقه؟
فإن وظيفة التنظيم تختص بالإجابة على أسئلة مثل من الذي يقوم بالعمل؟ وكيف
يقوم به عليه بأكمل وجه؟ وهذا ما سنتطرق إليه في هذا المطلب.

أولا: مفهوم التنظيم:

يعتبر
التنظيم في عصرنا الحالي سر النجاح لمنظمات الأعمال بغض النظر عن طبيعة
عمل هذه المنظمات سواء كانت خدماتية أو منظمات ربحية أو منظمات إلى الربح
فهو العمود الفقري للمنظمة وهو الذي يستطيع أن يوصل المنظمة نحو تحقيق
أهدافها الموجودة مع بقية العناصر الإدارية.

ومنه
يمكن تعريف التنظيم على أنه عملية إدارية تهتم بجمع المهام والأنشطة
المراد القيام بها في وظائف أو أقسام وتحديد السلطات والصلاحيات والتنسيق
بين الأنشطة والأقسام من أجل تحقيق الأهداف مع حل المشاكل والخلافات التي
تواجه كافة النشطة والأقسام من خلال أفراد التنظيم بشكل عام.

ثانيا: أهمية التنظيم:

تلقى
دراسة التنظيم منذ أوائل هذا القرن اهتماما متزايدا من الدارسين
والممارسين في ميادين عملية متعددة، وذلك لما للتنظيم من أثار اقتصادية
واجتماعية وحضارية تنعكس على مصادر وطرق خلق وإشباع الحاجات الإنسانية
وأصبح التنظيم موضع اهتمام علماء الإدارة فقد وجدوا فيه الأداة التي
يستطيعون بها مواجهة التوسع في تطبيق التخصص في الأعمال، ذلك التخصص الذي
أصبح السمة المميزة للمنظمات المتراكبة والوسيلة التي يستطيعون بها تحقيق
الاتصال بين الملاك ومنظماتهم، ذلك الاتصال ضروري للربط بين الملكية
والإدارة والعملية التي تتكامل بها الجهود الإنسانية المستخدمة تلك الجهود
المتفاوتة المستوى والمختلفة الدوافع والإطار الذي يستخدمونه لتحقيق تفاعل
العلاقات، ذلك التفاعل الضروري لخلق وتنمية التعاون الجماعي لبلوغ الغايات
المحددة.

وللتدليل على أهمية التنظيم يمكن أن نستعرض من بعض المقتطفات التاريخية لعدد من الكتّاب في هذا الميدان:

فيقول ديمر Diemer
" من بين مصادر تحقيق الوفورات الاقتصادية لا يوجد مصدر للوفورات أعظم من
استخدام التنظيم الفعال لأنه الوسيلة القادرة على استغلال الطاقات
الإنسانية ".

أما فوليت Folletteفيقول " لا يمكننا أن نتنبأ الآن بمدى التغيرات التي يمكن أن يحدثها التغيير في التنظيم الداخلي على السياسات الإدارية للمنظمات ".

ويقول: بريسكو Brisco " أن أهم الدعائم التي تقوم عليها منظمات الأعمال هي رأس المال والتنظيم ولكن التنظيم هو الدعامة الأعظم أهمية في كل الأحوال ".

وأخيرا يبرز كارينجي Carnigieأهمية
التنظيم فيقول:" خذ من كل منشآتنا الصناعية وكل منشآتنا التجارية وكل طرق
مواصلاتنا وكل أموالنا واترك لنا التنظيم وخلال سنوات أربع سوف نكون قادرين
على استعادتها جميعا ".

ثالثا: أهداف التنظيم

تزداد
أهمية التنظيم بازدياد المشاكل وتعقدها ويكبر حجم المؤسسة وضخامة عدد
العاملين وتتنوع أنشطتها، لذلك نجد أن التنظيم يبين الجهود البشرية لتحقيق
أهداف المؤسسة بأقل تكاليف والجهد والوقت وبأقصى كفاية ممكنة ون أهداف
التنظيم لدينا:

1- تقسيم العمل: وذلك بإسناد عمل معين لكل فرد حتى يحصر ويركز اهتمامه في أدائه دون غيره.

2- التنسيق والتعاون: من أهم أهداف التنظيم تحقيق التوافق وتكامل الجهود الإنسانية، كما انه يساعد على تنسيق الخبرات المتوفرة وتقنيتها والمحافظة عليها.

3- التسيير التلقائي:
إن التنظيم الجيد هو الذي يحتاج إلى أقل قدر من التدخل لإحداث تفاعل في
العلاقات القائمة، كما أن الهدف الأول للمسير هو أن يوفر للعلاقات
التنظيمية المرونة والفعالية التي تجعل جهود الأفراد تتدفق نحو الهدف العام
بطريقة تلقائية.

4- تنمية الفاعلية الفردية: يقول كوك L.Kooke :" أن أعظم أهداف لتنظيم بل هدفه الكبر هو توفير الظروف الملائمة لكل فرد في التنظيم لكي يبذل في العمل أقصى ما يستطيع".

5- سهولة القيادة: إن من أهم أهداف التنظيم أيضا هو تكوين جماعات متناسقة كما يقول دينسون Dennsion :" جماعات متناسقة تسمح لأعضائها بالاستجابة الطوعية للقيادة، بشرط أن يوفر التنظيم القيادة في كل مركز فيه.

6- البقاء: إن بقاء المنظمة من الأهداف الجوهرية للتنظيم الجيد، حيث يتم تجنيد جهود الأفراد من أجل توفير الظروف المناسبة لبقائها.

7- تحقيق الاستقرار:
لابد أن يعمل التنظيم على تحقيق الاستقرار لأنشطة المنظمة، فتخطيط الهياكل
التنظيمية وتحديد العلاقات وكذلك وسائل اتخاذ القرارات لابد أن تعمل على
تدنئة المخاطر، ورغم ذلك فقد يكون من المناسب توفير بعض المسموحات لمواجهة
التغيير السريع وكذلك المخاطر المحسوبة.

8- التفاعل أو المشاركة أو التعامل:
ترتبط عمليات المشاركة أو التفاعل أو التداخل بالجهود الجماعية، فيتداخل
ويتفاعل الأفراد بعضهم مع بعض من خلال الديناميكية التي يوفرها الهيكل
الرسمي للتنظيم، والتنظيم الفعال لابد أن يوفر أيضا الظروف أو التداخل في
العلاقات غير الرسمية للأفراد.

9- يعتبر
التنظيم من أهم أساليب التدريب كونه يعمل على إظهار مواهب الأفراد وتنمية
معلوماته بما يؤهلهم لشغل الوظائف في المستويات العليا بالهيكل التنظيمي
.

» مبادئ التنظيم
» وظيفة التخطيط
» وظيفة التوجيه
» مقالة حول وظيفة الانفعال
» وظيفة الرقابة وتقييم الأداء