مراقبة التسيير ونظام المعلومات من أجل نظام اتخاذ القرار

بدأت معظم التنظيمات خلال الثلاثين سنة الأخيرة تستخدم نظام المعلومات
لزيادة فعالية الرقابة عن طريق تزويد المسيرين بمعلومات مناسبة وحسنة
التوقيت، ويسمح التصميم الناجح لنظام معلومات التسيير بحصول المسيّر على
المعلومات التي تناسب عمله ومستواه التربوي بأفضل الأشكال حيث تتم قبل
تصميمه دراسة ظروف المنشأة وأهدافها والتعرف على نوعية المشاكل التي تواجه
المسيرين وبالتالي نوعية المعلومات المطلوبة لمعالجتها وفيما يلي سنتطرق
إلى هذا النظام ودوره في مراقبة التسيير.




المطلب الأول : نظام المعلومات واستعمالاتــه :
الفرع الأول : المعلومات ومصادر الحصول عليها :

1- نلاحظ أن "نظام المعلومات ينقسم إلى مصطلحين "نظام" وَ
"معلومات"، فالنظام هو عبارة عن مجموعة أجزاء مترابطة ومتكاملة تؤدي عملها
من أجل تحقيق هدف معين"(1).
أما المعلومات فهي "عبارة عن
الحقائق أو المبادئ أو التعليمات في شكل رسمي مناسب للاتصال والتفسير
والتشغيل بواسطة الأفراد والآلات الأتوماتيكية"(2).
إذن نظام المعلومات عبارة عن :
"إطار يتم خلاله تنسيق الموارد (البشرية والآلية) لتحويل المدخلات
(البيانات) إلى مخرجات (معلومات) لتحقيق أهداف المشروع"(3).

ويعرف أيضا بأنه "مجموعة المعلومات المتحركة داخل المؤسسة وكذلك الإجراءات
المعالجة والوسائل المتاحة التي تسمح بجمع واسترجاع وتشغيل وتخزين وتوزيع
المعلومات الضرورية لاتخاذ القرار ومراقبة المؤسسة"(4).

2- مصادر الحصول على المعلومات : يمكن للمؤسسة الحصول على المعلومات من خلال :
- الملاحظة من خلال النزول إلى ميدان العمل.
- التقارير التي تصل من الهيئات.
- الاستبيان.
- التجارب السابقة.
- المنظمات المهنية.
- الهيئات الإحصائية.
- هيئات البحث (معاهد، جامعات).
- قواعد المعلومات.
* كما أنه هناك مصادر أخرى منها "مصادر داخلية للمؤسسة كالمحاسبة،
لوحات القيادة ومصادر خارجية كالمحيط الاقتصادي والمالي"(1).

الفرع الثاني : دورة حياة نظام المعلومات :

وتتمثل دورة حياة نظام المعلومات في المراحل التي يمر بها نظام
المعلومات منذ مرحلة نشأته إلى غاية تشغيله بشكل عام "وتتمثل هذه المراحل
فيما يلي"(2) :
1- تخطيط النظام : خلال هذه المرحلة يتم التعرف على مختلف الأنظمة الفرعية المكونة للنظام والتي تكون بحاجة إلى تجديد.
2-
تحليل النظام : تبدأ هذه المرحلة بعد انتهاء المرحلة السابقة ويتمثل هدفها
الأساسي في الفهم المعمق للنظام القائم ومشاكله من أجل تحديد الحاجة إلى
المعلومات ووضع تصور أولي حول كيفية عمل النظام المستقبلي.
3- تصميم
النظام : من خلال هذه المرحلة يتم إعداد المخطط العام للنظام بشكل كامل
ويتم تصميم النظام على شكل تدريجي من العام إلى الخاص حسب مدخل النظم حيث
يجب أولاً تحديد أهداف ووظائف النظام.

4- تنفيذ النظام : قبل أن
نبدأ في عملية تنفيذ النظام يجب أن تهيئ كل الظروف اللازمة حيث تتضمن عملية
تنفيذ النظام الجديد تطبيق المواصفات المادية والمعنوية التي تم اختيارها
في مرحلة التصميم بشكل فعلي.
5- تشغيل النظام وتقييمه : بعد الانتهاء من
مرحلة تنفيذ النظام تأتي المرحلة الحساسة وهي مرحلة تشغيل النظام وذلك بعد
التحول من النظام القديم إلى النظام الجديد.
6- صيانة النظام : تأتي
مرحلة الصيانة بعد العمل بنظام المعلومات أو بعد تشغيله فقد تطول مدة
تشغيله أو تقصر ولذلك فخلال هذه الفترة أي فترة حياته يمكن أن يحتاج إلى
تعديلات أو إصلاحات من أجل أن يبقى فعال فهو يتأثر بالبيئة كما يؤثر فيها
الفرع الثالث : علاقة نظام اتخاذ القرار بنظام المعلومات :


بدأت طريقة استعمال المسيّر لنظام المعلومات تسجل خلال العقد الأخير تطورا
جذريا، كما بدأت أنظمة دعم القرار التسييري تحل محل الاعتماد على التقارير
والنماذج المكتوبة وهي نظم مصممة لتزويد المسيرين بالمعلومات اللازمة
لاتخاذ القرارات الجارية مباشرة عن طريق "واجهة الحاسب الشخصي"(1).

لقد جعلت تقنيات الحاسبات المصغرة مثل هذا الأمر ممكنا فبمستطاع
المسيّر الذي يعرف كيف يشغل حاسبا مصغرا والذي تطبق منشأته نظام دعم القرار
التسييري أن يتعرف على سبيل المثال على الوضعية الحاضرة لمشروع قيد
الإنجاز ويتخذ قرارات تتصل بما ينبغي عمله على ضوء ذلك ويتأكد من خلال
واجهة حاسبه من أن أوامره قد وصلت للأشخاص العاملين في المشروع.

وقد أصبح بإمكان المسيّر أن يسيّر العمل من خارج مكتبه وأن يتخذ
القرارات خارج أوقات الدوام كما قد سهلت سرعة تطور تقنيات الحاسبات المصغرة
استخدام نظم دعم القرارات التسييرية، تلك السرعة التي حدثت بفضل المنافسة
بين المؤسسات.




الفرع الرابع : تكنولوجيا المعلومات وسلوكيات المسيّرين :


"يؤدي عدم تواجد المستعملين خلال عملية تصميم نظام المعلومات إلى
ظهور المشاكل عند التطبيق، حيث يجري تقويم المعلومات بأشكال غير مناسبة أو
يستغرق تفسيرها وقتا طويلا أو تكون ذات طبيعة هامشية، الأمر الذي يحد كثيرا
من فائدة نظام المعلومات ومن تقبلها لدى المعنيين باستعمالها"(1).

كما يخشى من ناحية أخرى الكثير من المسيرين نظام معلومات التسيير
على أساس أنها ستعرضهم إلى مراقبة دقيقة من رؤسائهم وأنها ستصبح وسيلة
للتقليص من نفوذهم على الوحدات التي يعتبرون مهمة تسييرها من خصوصياتهم،
هكذا تتسبب النظم المشار إليها في شعورهم بعدم الأمن إلى تخوفهم من
المستقبل ومقاومتهم للتغيير، الأمر الذي يؤدي إلى بروز السلوكيات الشخصية
القلقة والموافق الدفاعية، تلك المواقف التي تتسم بالهجوم على تكنولوجيا
المعلومات للحيلولة دون تطبيقها.

ويلاحظ أيضا أن التحديث
المستمر لمخرجات أنظمة الإعلام الآلي قد أدى إلى تسهيل عملية اتخاذ القرار
حتى على مستوى أولئك المسيريّن الذين لم يهضموا بعد التقنيات الحديثة
للإعلام الآلي، ذلك التحديث الذي أصبح يتم بفضله تزويد المسير على أساس
يومي أو أسبوعي بحالة المخزون من السلع وحالة المبيعات والمقبوضات النقدية
وما إليه من معلومات حيوية أخرى. أن تحفظ المسيرين اتجاه التقنيات
الإعلامية هو السبب في التلكؤ الذي تواجهه عملية ربط أنظمة التسيير
بالحاسبات بطريقة مباشرة. ولتبديد مخاوف المسيرين بهذا الشأن يتطلب إدماجهم
في عملية تصميم نظام معلومات التسيير وإدراكهم بأن التحدي الذي يواجههم
يفرض عليهم المزيد من الترشيد في عملية اتخاذهم القرارات..