مبادئ التنظيم

موضوع: مبادئ التنظيم السبت أغسطس 18, 2012 12:53 pm

رابعا مبادئ التنظيم

سنتطرق
إلى بعض مبادئ التنظيم المتفق عليها والتي تثبت صحتها بصفة عامة، ويمكن
النظر إليها كمعيار للتنظيم الجيد والسليم، وتتمثل هذه المبادئ فيما يلي:

1- مبدأ ضرورة التنظيم: أي ضرورة تقسيم العمل والواجبات بين الأفراد مع تفويض السلطة لذلك.

2- مبدأ تحديد الهدف: يجب
أن يتم تحديد الأهداف التي تسعى إليها المنظمة وكذلك التمسك به. لأن
الأهداف هي التي تبين الواجبات المطلوب تنفيذها وبذلك تحديد المسؤوليات
التنظيمية. إن تحديد الأهداف يؤدي إلى تنمية الخطط وتركيز الجهود وتوجيه
التنظيم نحو النهايات المطلوبة.

3- مبدأ وحدة الهدف: أي يجب أن تكون أهداف كل جزء من التنظيم متفق مع الهدف النهائي للتنظيم ككل.

4- مبدأ الكفاءة: أي تحقيق أهداف المؤسسة بفاعلية وبواسطة الأفراد العاملين بها مع أقل التكاليف الممكنة.

5- مبدأ تقسيم العمل: إذ
يجب تقسيم الأعمال إلى أبسط العناصر المكونة له. وذلك حتى يمكن التعرف على
العناصر الأساسية والثانوية فيه، ويساعد تقسيم العمل على تحقيق وفورات
التخصيص بأنواعها المختلفة.

6- مبدأ التحديد الوظيفي: يجب
تحديد النتائج المتوقعة والأنشطة المطلوب القيام بها والسلطة التنظيمية
المفوضة لكل وحدة تنظيمية. وكذا علاقة السلطة بالوحدات الأخرى وهذا من أجل
الزيادة في إمكانية مساهمة الأفراد المسئولين وتحقيق أهداف المؤسسة.

7- مبدأ الوظائف: أي يجب بناء التنظيم على الوظائف والأعمال المطلوب القيام بها وليس على الأشخاص. حتى يكون التنظيم موضوعيا.

8- مبدأ زيادة العلات التنظيمية: وهذا بزيادة الأفراد أو الوحدات التنظيمية إلى هيكل التنظيم.

9- مبدأ نطاق الإشراف: وهذا يعني أن لكل رئيس جماعة أي عدد من الأفراد يشرف عليهم.

10- مبدأ التدرج: كلما زاد وضوح خط السلطة من قمة إدارة المؤسسة إلى كل مرؤوس كلما زادت فاعلية عمليتي اتخاذ القرارات والاتصال التنظيمي.

11- مبدأ التفويض: أي يجب أن تكون السلطة المفوضة للفرد كافية لضمان قدرته على تحقيق النتائج المتوقعة منه.

12- مبدأ المسؤولية: أي يجب أن يكون مسئولا عن الأنشطة التنظيمية الخاصة بمرؤوسه، فالمسؤولية لا تفوض.

13- مبدأ تساوي السلطة والمسؤولية:
يجب التساوي بين السلطة كحق إصدار الأوامر واتخاذ القرارات والمسؤولية
كالتزام بإنجاز المهمة الموكلة والمحددة. لأن السلطة ضرورية لإنجاز
المسؤولية.

14- مبدأ وحدة الرئاسة: أي أن الفرد يكون مرؤوسا إلا لرئيس واحد.

15- مبدأ مستوى السلطة: إن
المحافظة على تفويض السلطة يستلزم قيام المسير باتخاذ القرارات التي تدخل
في نطاق سلطته وعدم رفعها إلى المستويات العليا في الهيكل التنظيمي.

16- مبدأ المسؤولية الثانية: أي أن الفرد يمكن له تحقيق أفضل النتائج في العمل إذا أثبتت عليه مسؤولية تكلفة عمل محدد لفتة معينة.

17- مبدأ مسالك الإشراف المحدد: بالنسبة لأي مؤسسة ينبغي أن ترتبط الوحدات التنظيمية المختلفة بواسطة مسالك إشرافية محددة تحديدا واضحا.

18- مبدأ ديناميكية التنظيم: أي أن التنظيم يسمح بمقابلة التغيرات في المؤسسة وتعديلها مما يؤدي إلى نموه واستمراره.

خامسا: عناصر التنظيم

تعتبر هذه العناصر بمثابة الأساس له. وبدونها يفقد توازنه ولا يمكن بلوغ الهدف المنشود وتتمثل هذه العناصر في:

1- تحديد أعمال وواجبات المؤسسة وتصنيف الأعمال التي تقوم بها في مجموعة أو مجموعات متنافسة.

2- تحديد الإدارات والأقسام التي تكون هيكل التنظيم الإداري للمؤسسة اللازمة لتحقيق أهدافها وتوضيح ذلك على خارطة تنظيمية.

3- تحديد اختصاصات هذه الإدارات والأقسام وتحديد سلطتها ومسؤولياتها والعلاقات بينها.

4- تحديد عدد الوظائف والموظفين اللازمين لحاجة العمل للمؤسسة والمؤهلات والشروط الواجب توافرها فيهم.

5- تحديد اختصاصات وسلطات ومسؤوليات هؤلاء الموظفين وتوضيح العلاقة بينهم.

6- وضع لوائح العمل التنظيمية مثل: لائحة الموظفين اللائحة المالية ولائحة التخزين.

7- الدراسة المستمرة وتتبع تنظيم المؤسسة وتعديل هذا التنظيم بما يكفل التقدم المستمر.

سادسا: المشاكل التي تؤثر كفاءة التنظيم

لقد
اخذ التنظيم قسطا وفيرا من اهتمام الباحثين والإداريين في الميدان النظري
إلا انه في مجال التطبيق قد تنشأ مشاكل كثيرة يرجع سببها إلى:

1- عدم مجارات التنظيم للتغير:
وهذا بإهمال التنظيم للمتغيرات الجوهرية الداخلية والخارجية، الأمر الذي
يؤدي إلى عدم القيام بدوره والمتمثل في تحقيق أهداف المؤسسة، لذالك فأن
مراجعة التنظيم وإحداث التغيرات الضرورية به أمر تستوجبه الطبيعة
الديناميكية للظروف التي يعيشها ويعمل في ظلها.

2- عدم الوضوح لتبين العلاقات الإدارية:
وتظهر هذه المشكلة بوضوح عندما يتضمن للهيكل التنظيمي مزيجا من علاقات
السلطة دون توضيح دقيق ومحدد لمجالاتها ولمسؤولية نطاقها، الأمر الذي يترتب
عليه احتكاك والتضارب وتسيب المسؤولية.

3- عدم كفاءة التنظيم:
وهذا راجع إما للمغالاة في التفويض مما يؤدي لدفع القرارات في المستويات
الدنيا حيث لا تتوفر الكفاءات لذلك أو المغالاة في تجنب التفويض وهذا راجع
لعدة أسباب منها-عدم الثقة في المرؤوسين ،خوف المسيرين من إعطاء فرصة
التدريب على اتخاذ القرارات لغيرهم .

4- اختلاف التكافؤ بين المسؤولية والسلطة:
من الأمور المقررة للتنظيم السليم تكافؤ السلطة والمسؤولية ويعني هذا أن
تكون السلطة على شكل منظم بحيث يتماشى مقدارها وحدودها مع مقدار وحدود
المسؤولية .

5- تعدد الرئاسات:
من مبادئ التنظيم وحدة الجهة الآمرة، إلا أنه في كثير من الأحيان يورد
التنظيم في هيكله علاقات كثيرة للسلطات الوظيفية ويواجه بالتالي مشكلة
التعدد الرئاسي لذلك يجب تضييق نطاق هذه السلطات بقد الإمكان مع التعريف
الدقيق لمضمونها.

6- المغالاة في تطبيق أساليب التنظيم: وتتخذ
هذه الظاهرة أشكالا عديدة منها المغالاة في توصيف الوظائف بتفاصيلها
الفرعية مما لا يترك مجالا للحركة في الظروف الطارئة، هناك أيضا كثرة
المستويات الإشرافية بين قمة التنظيم وقاعدته.

» وظيفة التنظيم
» مبادئ التخطيط
» مبادئ إدارة الأعمال